Information om hur Sällskapet Par Bricole behandlar dina personuppgifter
1. Inledning
Denna integritetspolicy (”Integritetspolicyn”) beskriver hur Sällskapet Par Bricole, org. nr 151222-2637, Östra Storgatan 6, 553 21 Jönköping (”Sällskapet”, ”vi”, ”vår” och ”oss”), behandlar personuppgifter inom ramen för vår verksamhet, såsom om du är medlem eller leverantör till oss eller kontaktperson hos sådan leverantör. Integritetspolicyn beskriver också hur vi behandlar personuppgifter om dig som besöker och använder vår webbplats eller som ansöker om medlemskap hos oss.
Med personuppgift avses all slags information som direkt eller indirekt kan knytas till en levande person. Det kan röra sig om namn, personnummer, adress, e-postadress eller liknande.
Vi ansvarar för den personuppgiftsbehandling som beskrivs i Integritetspolicyn i egenskap av personuppgiftsansvarig. Om du vill veta mer om vår behandling av dina personuppgifter är du alltid välkommen att kontakta oss, t.ex. på adressen ovan eller via vår e-postadress jonkoping@parbricole.se
Vi är måna om att du känner dig trygg med hur vi behandlar dina personuppgifter och vi ber dig därför läsa igenom Integritetspolicyn, som vi kan komma att uppdatera från tid till annan. Om vi ändrar Integritetspolicyn gäller den nya versionen från publicering på vår webbplats. Du kan se när vi senast gjorde uppdateringar högst upp i Integritetpolicyn.
2. Hur vi samlar in dina personuppgifter
De uppgifter vi behandlar om dig samlas in direkt från dig när du besöker och använder vår webbplats eller i samband med att du kommunicerar med oss på annat sätt – t.ex. via e-post, telefon eller vid personliga möten, digitala möten eller liknande tillfällen.
3. Hur vi behandlar dina personuppgifter
3.1 Inledning
Vi behandlar dina personuppgifter bara om behandlingen är tillåten enligt tillämplig dataskyddslagstiftning. Detta innebär bl.a. att vi måste ha stöd för ändamålen med behandlingen i form av så kallad rättslig grund, vilket för vår del huvudsakligen innebär någon av följande grunder:
Fullgörande av avtal – behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna tillhandahålla dig som medlem våra tjänster eller för att vidta åtgärder på begäran av dig innan avtal ingås.
Fullgörande av rättsliga förpliktelser – behandlingen är nödvändig för att fullgöra våra rättsliga skyldigheter enligt t.ex. lag eller annan författning som vi omfattas av eller domstols- eller myndighetsbeslut som kräver att vi behandlar uppgifter om dig.
Intresseavvägning – behandlingen är nödvändig för ändamål som rör våra eller tredje parts berättigade intressen, dock förutsatt att inte dina intressen eller grundläggande rättigheter eller friheter väger tyngre (i så fall får behandlingen inte ske).
3.2 Administrera ingående och fullgörande av avtal
| Ändamål med behandlingen | Kategorier av personuppgifter |
| Administration och kommunikation för att ingå eller fullgöra avtal mellan oss. I detta ingår bl.a. fakturering av medlemsavgift och andra avgifter samt sedvanlig hantering, uppföljning och dokumentation av avtalsrelaterade frågor såsom medlemsregister, grad och gradår, utmärkelser, närvaro etc. |
De personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att vi ska kunna ingå och fullgöra avtal med dig.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar dina personuppgifter så länge vi har en relation till dig genom medlemskapet.
Vi kan dock behöva spara uppgifter under längre tid för andra ändamål, t.ex. om det visar sig att vi behöver vidta åtgärder för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vi kommer också behöva spara uppgifter under längre tid för att uppfylla rättsliga skyldigheter, exempelvis gällande bokföring enligt bokföringslagen (se vidare i avsnitt 3.8 nedan).
3.3 Genomföra grader, högtidsdagar, måltidskalas och liknande evenemang
| Ändamål med behandlingen | Kategorier av personuppgifter |
| Att administrera, organisera och genomföra gradgivningar, högtidsdagar, måltidskalas och andra evenemang. I detta ingår bl.a. att administrera anmälningar, deltagarlistor och placeringslistor till evenemanget och att i tillämpliga fall tillhandahålla specialkost till deltagare. |
De personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att kunna administrera, organisera och genomföra evenemang med dig som deltagare i enlighet med dina angivna önskemål.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar dina personuppgifter så länge de är nödvändiga för vår relation till dig genom medlemskapet (se 3.2 ovan). Uppgifter om dina matpreferenser raderas så snart det aktuella evenemanget genomförts.
3.4 Underhålla och förbättra vår webbplats
| Ändamål med behandlingen | Kategorier av personuppgifter |
| Samla statistik över och analysera besökstrafiken på vår webbplats i syfte att underhålla och förbättra dess funktioner, användarupplevelsen samt vårt arbete med att upptäcka och motverka fel, intrång och incidenter. Den statistik vi upprättar och de analyser vi genomför sker med användning av uppgifter i aggregerad form och med stöd av avidentifierade eller anonymiserade uppgifter. |
De personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att samla underlag för att underhålla och förbättra funktionaliteten, innehållet och säkerheten på vår webbplats.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar information om hur besökare interagerar med vår webbplats i som längst sex (6) månader. I de flesta fall blir dock de insamlade personuppgifterna omvandlade till aggregerad data (anonymiserade) i ett tidigare skede i samband med vårt framtagande av statistik.
3.5 Skapa och utveckla potentiella relationer inför medlemskap
| Ändamål med behandlingen | Kategorier av personuppgifter |
| Kontakt och kommunikation med dig i syfte att skapa, bibehålla och utveckla en relation med dig. I detta ingår bl.a. kommunikation via e-post om vår verksamhet och våra pågående offentliga aktiviteter. |
De personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att skapa och därefter bibehålla och utveckla en relation med dig genom framtida medlemskap.
Lagringstid: Du som ansöker om medlemskap får tre inbjudningar till grad 1. Om du inte svarat inom denna tid raderas dina personuppgifter i våra register. Om medlemskap etableras mellan oss och dig under nämnda tidsperiod, behandlas dina personuppgifter dock fortsättningsvis i enlighet med avsnitt 3.2, 3.3, 3.6, 3.7 och 3.8.
3.6 Bibehålla och utveckla existerande medlemskap
| Ändamål med behandlingen | Kategorier av personuppgifter |
| Kontakt och kommunikation med dig i egenskap av medlem hos oss i syfte att bibehålla samt utveckla vår relation med dig som medlem. I detta ingår bl.a. sedvanlig administration av och kommunikation om vår verksamhet, våra tjänster och våra pågående aktiviteter (se avsnitt 3.2 och 3.7). |
De personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att bibehålla och utveckla vår relation med dig.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar dina personuppgifter så länge du är medlem hos oss.
Vi kan dock behöva spara uppgifter under längre tid för andra ändamål, t.ex. om det visar sig att vi behöver vidta åtgärder för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk. Vi kommer också behöva spara uppgifter under längre tid för att uppfylla rättsliga skyldigheter, exempelvis gällande bokföring enligt bokföringslagen (se vidare i avsnitt 3.8 nedan).
3.7 Nyhetsbrev, inbjudningar till evenemang och andra utskick
| Ändamål med behandlingen | Kategorier av personuppgifter |
| Administrera och genomföra e-postutskick, i syfte att informera om vår verksamhet och pågående aktiviteter. | De personuppgifter vi behandlar avser:
|
Rättslig grund: Vi genomför bara utskick via e-post till dig om innehållet är relevant i förhållande till dig. Våra utskick sker då med stöd av intresseavvägning, där vårt berättigade intresse är att kunna tillhandahålla dig våra aktiviteter.
Lagringstid: Vi behandlar och sparar dina personuppgifter för att genomföra utskick via e-post till dig så länge du är medlem eller inte avregistrerat dig från att motta fortsatta utskick. Sådan avregistrering kan du göra när som helst genom att meddela detta till oss via e-mail på jonkoping@parbricole.se
3.8 Fullgöra rättsliga förpliktelser samt tillvaratagande av rättsliga anspråk
Vi kan komma att behandla dina personuppgifter för att vi ska kunna fullgöra våra rättsliga skyldigheter enligt t.ex. lag eller annan författning som vi omfattas av eller domstols- eller myndighetsbeslut som kräver att vi behandlar uppgifter om dig.
Vi kan även komma att behandla dina personuppgifter för att du, vi själva eller berörd tredje part ska kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, exempelvis vid förestående eller pågående tvist.
4. Säkerhetsåtgärder
Vi vidtar säkerhetsåtgärder för att tillse att vår hantering av dina personuppgifter sker på ett säkert sätt. Som exempel är de system i vilka personuppgifterna lagras bara tillgängliga för våra Bröder som behöver uppgifterna för att fullgöra sina uppdrag. Dessa är även informerade om vikten av säkerhet och sekretess i förhållande till de personuppgifter vi behandlar. Vi vidtar lämpliga säkerhetsåtgärder och säkerhetsnormer för att skydda dina personuppgifter mot obehörig åtkomst, obehörigt utlämnande och missbruk. Vi övervakar även våra system för att upptäcka sårbarheter.
5. Med vilka delar vi dina personuppgifter?
Åtkomsten till dina personuppgifter är begränsad till personer som behöver sådan åtkomst för de ändamål som beskrivs i avsnitt 3 ovan. Dina personuppgifter kan därmed komma att delas med följande mottagare:
a) Våra leverantörer: Vi använder oss av tredjepartsleverantörer för att hantera delar av vår verksamhet. Vi kan komma att dela personuppgifter med dessa leverantörer för att de ska kunna utföra tjänster på uppdrag av oss, såsom att tillhandahålla oss stöd- och affärssystem eller utföra uppdrag som underleverantörer åt oss i anslutning till våra egna tjänster. När vi använder oss av leverantörer enligt denna punkt upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy.
b) Vi samarbetar med övriga loger Moderloge samt Dotterlogerna för att kunna erbjuda deras medlemmar delaktighet i vår verksamhet. Dessa behandlar personuppgifter antingen som personuppgiftsansviga enligt deras egna villkor och riktlinjer för hantering av personuppgifter, eller som personuppgiftsbiträden till oss enligt våra instruktioner för behandlingen. I det senare fallet upprättar vi personuppgiftsbiträdesavtal och vidtar andra lämpliga åtgärder för att säkerställa att dina personuppgifter behandlas på ett sätt som överensstämmer med denna Integritetspolicy.
6. Var vi behandlar dina personuppgifter
Vi kommer bara att behandla dina personuppgifter inom EU/EES. För det fall dina personuppgifter överförs till tredje part eller utanför EES kommer lämpliga åtgärder att finnas på plats för att skydda dina personuppgifter och för att säkerställa att de alltid behandlas i enlighet med lagen.
7. Länkar till andra webbplatser
Denna integritetspolicy omfattar inte länkar på vår hemsida som länkar till andra hemsidor. Vi rekommenderar att du läser integritetspolicys på andra hemsidor som du besöker.
8. Dina rättigheter
Du har rättigheter i förhållande till oss och vår behandling av dina personuppgifter. Information om dina rättigheter och hur du går tillväga för att utöva dem anges nedan.
Vi ber dig observera att dina rättigheter gäller i den omfattning som följer av tillämplig dataskyddslagstiftning och att det i förekommande fall kan föreligga undantag från rättigheterna. Vi ber dig även observera att vi kan komma att behöva mer information från dig i syfte att bl.a. bekräfta din identitet innan vi går vidare med din begäran om att utöva av dina rättigheter.
För att utöva dina rättigheter eller begära mer information om dessa ber vi dig att kontakta oss, vilket enklast sker via e-post: jonkoping@parbricole.se
8.1 Rätten till tillgång
Du har rätt att få bekräftelse på om vi behandlar personuppgifter som rör dig. Om så är fallet har du också rätt att få tillgång till dessa personuppgifter genom ett s.k. registerutdrag samt ytterligare information om den aktuella behandlingen, såsom för vilket eller vilka ändamål som behandlingen sker, berörda kategorier av personuppgifter samt vilka mottagare som personuppgifterna lämnats ut till.
8.2 Rätten till rättelse
Du har rätt att utan dröjsmål få felaktiga uppgifter om dig rättade. Du kan även ha rätt att komplettera ofullständiga uppgifter.
8.3 Rätten till radering
Du kan begära att vi utan dröjsmål raderar dina personuppgifter om:
-
-
- Personuppgifterna inte längre är nödvändiga för de ändamål de samlats in eller annars behandlats.
- Vår personuppgiftsbehandling sker med stöd av ditt samtycke och du återkallar ditt samtycke till behandlingen i fråga.
- Du invänder mot behandling som vi genomför med stöd av intresseavvägning och din invändning väger tyngre än vårt eller annans berättigade intresse av behandlingen.
- Personuppgifterna har behandlats på olagligt sätt.
- Personuppgifterna måste raderas för att uppfylla en rättslig förpliktelse.
-
8.4 Rätten till begränsning av behandling
Du har rätt att begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter om:
-
-
- Du bestrider personuppgifternas korrekthet, under en tid som ger oss möjlighet att kontrollera om uppgifterna är korrekta eller inte.
- Behandlingen är olaglig och du motsätter dig att vi raderar dina personuppgifter och istället begär att vi begränsar användningen av dem.
- Vi inte längre behöver behandla uppgifterna för de ändamål de samlades in för, samtidigt som du behöver uppgifterna för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk.
- Du invänt mot den behandling som vi genomför med stöd av intresseavvägning och väntar på kontroll av om din invändning väger tyngre än vårt eller annans berättigade intresse av att fortsätta med behandlingen.
-
8.5 Rätten att göra invändningar
Du har rätt att göra invändningar mot sådan behandling av dina personuppgifter som sker baserat på vårt eller annans berättigade intresse. Om så sker måste vi, för att få fortsätta behandlingen, kunna visa tvingande berättigade skäl som väger tyngre än dina intressen, rättigheter och friheter.
8.6 Rätten till dataportabilitet
Om vi behandlar dina personuppgifter med stöd av ett avtal med dig eller med stöd av ditt samtycke, har du rätt att få ut de personuppgifter som du lämnat till oss och som rör dig i ett elektroniskt format. Du har rätt att få uppgifterna i fråga överförda från oss direkt till annan personuppgiftsansvarig, när detta är tekniskt möjligt.
Vi ber dig observera att denna rätt till s.k. dataportabilitet inte omfattar sådana uppgifter som behandlas manuellt av oss.
9. Klagomål till tillsynsmyndigheten
I Sverige är Integritetsskyddsmyndigheten den myndighet som är ansvarig för att övervaka tillämpningen av gällande dataskyddslagstiftning. Om du anser att vi behandlar dina personuppgifter på ett felaktigt sätt uppmuntrar vi dig att i första hand kontakta oss så vi får möjlighet att se över dina synpunkter. Du kan dock alltid lämna in ditt klagomål hos Integritetsskyddsmyndigheten.